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Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand? Echte Zahlen 2026

Stand: Juli 2026 · von Patrick Müller, ASAP HUB

„Was kostet das?" ist im KI-Markt die unbeliebteste Frage — die meisten Anbieter beantworten sie erst nach einem Discovery-Call. Wir halten das für rückständig. Unsere Preise stehen öffentlich auf /preise, und in diesem Guide legen wir sie komplett offen: was jedes unserer Systeme kostet, was der Markt drumherum verlangt und wie du ausrechnest, ob sich Automatisierung bei dir überhaupt lohnt.

Die komplette ASAP-HUB-Preisliste

Bei ASAP HUB kostet KI-Automatisierung zwischen 1.500 € und 6.900 € — einmalig, zum Festpreis, ohne Abo. Hier ist die vollständige Liste, ohne Sternchen:

Alle Preise netto. Die vollständige Liste steht öffentlich auf /preise — inklusive allem, was in den Paketen drinsteckt.

Jedes Paket enthält Installation, Einweisung und 30 Tage Fehlerbehebung inklusive. Die Systeme laufen auf deinem Konto: Du siehst jeden Cent API-Verbrauch (typisch wenige Euro im Monat), und wir richten eine Ausgabengrenze ein. Danach fließt an uns nichts mehr — es sei denn, du buchst bewusst Care oder beauftragst eine Erweiterung.

Warum Festpreise? Weil die Alternative — Abrechnung nach Aufwand — das Risiko komplett auf dich verlagert. Beim Festpreis liegt es bei uns: Wenn die Umsetzung länger dauert als geplant, ist das unser Problem, nicht deins. Das diszipliniert übrigens auch uns, Pakete so zu schneiden, dass sie in Tagen statt Monaten stehen.

Der Marktvergleich: Freelancer, Agenturen, Retainer

Zur Einordnung — was der Markt für vergleichbare Arbeit verlangt. Alle Zahlen sind typische Spannen (Richtwerte, Juli 2026), keine Angebote einzelner Anbieter. Wir nennen bewusst keine Preise einzelner Wettbewerber: Die ändern sich laufend, und ein herausgepickter Einzelpreis verzerrt mehr, als er erklärt.

Zum Freelancer-Modell: 80–150 € pro Stunde klingen überschaubar, aber die Endsumme kennt vorher niemand. Ein Workflow, der auf 20 Stunden geschätzt war, kann 60 werden — und du zahlst jede davon. Gute Freelancer sind ihr Geld wert; das Risiko der Schätzung trägst trotzdem du.

Zum Retainer: Das ist die teuerste Variante, die am seltensten hinterfragt wird. 3.000 € pro Monat klingen kleiner als 36.000 € pro Jahr — sind aber dasselbe. Für laufende Kampagnenarbeit kann ein Retainer richtig sein. Für den Bau eines Systems, das danach einfach läuft, ist er es aus unserer Sicht nicht: Du bezahlst dann Monat für Monat für Verfügbarkeit, die du nach der Übergabe kaum noch brauchst.

Was Automatisierung wirklich spart

Die Kostenseite ist nur die halbe Rechnung. Die andere Hälfte: Was kostet es dich, nicht zu automatisieren? Ein nüchternes Beispiel:

Angenommen, in deinem Unternehmen gehen pro Woche 5 Stunden für E-Mail-Sortierung, Standardantworten und Anfragen-Weiterleitung drauf — konservativ gerechnet, bei vielen Betrieben ist es mehr. Bei einem vollen Stundensatz von 60 € sind das:

Selbst wenn das System nur die Hälfte der Zeit einspart, liegt der Gegenwert bei 7.800 € pro Jahr — gegen 1.500 € Einmalkosten. Deshalb empfehlen wir, die Rechnung immer mit den eigenen Zahlen zu machen: Stunden pro Woche × Stundensatz × 52. Genau das machen wir im Growth Audit gemeinsam.

Und die Rechnung ist noch unvollständig: Sie erfasst nur die Zeit, nicht die verpassten Chancen. Eine Anfrage, die am Freitagabend unbeantwortet bleibt, taucht in keiner Stundenrechnung auf — der Auftrag, der daraus geworden wäre, auch nicht. Zeitersparnis ist die konservative Untergrenze dessen, was Automatisierung bringt.

Womit anfangen? Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

Der häufigste Fehler ist, mit dem größten Projekt zu starten — der „Digitalisierungsoffensive", die nach sechs Monaten Konzeptphase versandet. Sinnvoller ist die Stelle mit dem besten Verhältnis aus Schmerz und Aufwand: ein System, das in Tagen live geht und ab Woche eins Zeit zurückgibt. Aus unseren Projekten hat sich diese Reihenfolge bewährt:

1. Postfach zuerst, wenn E-Mails dein größter Zeitfresser sind: Der E-Mail-Autopilot (1.500 €) sortiert, beantwortet Standardfälle und eskaliert den Rest. Kleinster Einstieg, schnellster Effekt.
2. Anfragen zuerst, wenn dir Interessenten verloren gehen: Der Website Concierge (1.900 €) beantwortet, qualifiziert und bucht Termine — auch um 22:41 Uhr.
3. Beides zusammen als Kommunikations-Stack (2.900 €), wenn beide Baustellen offen sind — günstiger als einzeln und aus einem Guss.
4. Vertrieb danach: Sales-Agent (4.900 €) oder Sales-Flow Komplett (6.900 €) ergeben am meisten Sinn, wenn vorne bereits sauber Anfragen und E-Mails laufen.

Eigenbau mit n8n oder Make — oder Agentur?

Fair abgewogen, denn Eigenbau ist eine echte Option:

Eigenbau lohnt sich, wenn jemand im Team Zeit und Lust auf Tools wie n8n oder Make hat. Die Software kostet wenig (Open Source bzw. ab wenigen Euro im Monat), einzelne Workflows stehen ab wenigen hundert Euro Arbeitszeit. Für einfache Verknüpfungen — „neues Formular → Zeile in Tabelle → Slack-Nachricht" — brauchst du keine Agentur.

Die Grenze kommt beim Betrieb: Workflows brechen, wenn sich APIs ändern. KI-Antworten brauchen Prompts, Grenzen und eine gepflegte Wissensbasis. DSGVO-Fragen beantwortet dir kein Baukasten. Und wenn die Person geht, die alles gebaut hat, steht der Betrieb. Ein Eigenbau ist nie fertig — er ist ein Hobby mit Deadline.

Agentur lohnt sich, wenn das System zuverlässig laufen soll, ohne dass jemand intern daran hängt: sauber gebaut, dokumentiert, übergeben. Bei uns zum Festpreis — und weil das System dir gehört, kannst du es später trotzdem selbst weiterentwickeln oder von jemand anderem pflegen lassen. Mehr zu unserer Arbeitsweise: KI-Agentur für den deutschen Mittelstand.

Es gibt auch einen Mittelweg: Lass das Kernsystem professionell bauen und übernimm die kleinen Ergänzungen selbst. Weil unsere Systeme auf deinem Konto laufen und dokumentiert übergeben werden, ist genau das möglich — du bist nicht auf uns angewiesen, um einen Textbaustein zu ändern oder eine Weiterleitung anzupassen. Für alles darüber hinaus gibt es den Stundensatz von 140 €/h, vorher geschätzt, oder Care+ mit laufenden Erweiterungen.

Häufige Fragen zu Automatisierungs-Kosten